CARA PENANGANAN TELEPON MASUK DAN KELUAR

• PENANGANAN TELEPON MASUK

Penanganan telepon masuk adalah kegiatan melayani panggiloan telepon dari luar ke dalam kantor.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melayani telepon masuk, antara lain:

1. Selalu meletakkan pesawat telepon di tempat yang mudah dijangkau . Biasanya disebelah kiri meja tergantung tangan yang menulis apakah kidal atau tidak.
2. Selalu siapkan alat tulis ( block note dan bolpoin ) pada tempat yang mudah dilihat dan dijangkau.
3. Untuk mendukung informasi yang disampaikan , siapkan kalender , agenda kerja pimpinan dan segala sesuatu yang biasa dibutuhkan.
4. Bila terpaksa meninggalkan tempat karena sesuatu hal, mintalah teman sejawat untuk menangani telepon terlebih dahulu.
5. Bila harus mengalihkan sambugan telepon, upayakan agar tidak terlalu lama.

• PENANGANAN TELEPON KELUAR

Penanganan telepon keluar adalah kegiatan untuk melakukan panggilan telepon, baik atas perintah atasan atau karena ada keperluan.
Hal-hal yang harus diperhatikan dan dipersiapkan dalam menangani telepon keluar, antara lain ;

1. Pahami dengan seksama maksud atau tujuan menelpon catat poin-poin yang akan dibatasi.
2. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi, bila tidak ada segera cari tahu.
3. Siapakan nama dan jabatan yang hendak dihubungi.
4. Siapkan alat tulis ( block note dan bolpoin ) serta peralatan lain yang mungkin dibutuhkan.